Firma elettronica: la dematerializzazione degli uffici e i vantaggi per aziende e clienti

La firma autografa è uno dei metodi più diffusi per finalizzare un contratto tuttavia, con il passare del tempo, sta diventando sempre più anacronistica. In un mondo in cui la burocrazia diventa sempre più complessa, e in cui l’ambiente ci chiede di stravolgere le abitudini del passato (come quella di consumare fin troppa carta), la digitalizzazione offre spesso ottime alternative. E in questo caso l’alternativa più valida alla firma tradizionale è la firma elettronica.

Cos’è la firma elettronica

L’ordinamento italiano definisce la firma elettronica “un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Rappresenta quindi un processo informatico su base tecnica e legale che consente di autenticare e definire la prova di consenso all’interno di un documento digitale. La firma elettronica deve essere fornita da servizi che devono soddisfare rigide norme e certificazioni e fra i provider più titolati in Europa abbiamo Yousign.

Il servizio che eroga la firma elettronica deve offrire nella sua tecnologia la possibilità di autenticare le parti firmatarie, di fornire la prova del consenso e di imprimere un sigillo elettronico sui documenti per garantirne l’integrità. Le firme elettroniche sono vincolanti proprio come una normale firma autografa e sono riconosciute per legge tramite la regolamentazione eIDAS, ed è per questo che è necessario affidarsi a servizi di alta qualità che possano garantire che le loro soluzioni siano legalmente conformi rispetto alle normative europee.

I vantaggi della firma elettronica

I vantaggi per un’azienda di affidarsi a un software per la firma elettronica sono evidenti, soprattutto per quelle realtà che hanno bisogno di diverse firme per la stipula di ogni contratto. Utilizzando la tradizionale firma autografa i team svolgono lavori ridondanti che possono incontrare punti ciechi che rallentano il flusso di lavoro generale dell’intera azienda. Con la firma elettronica si velocizzano tutti i processi finali della stipula dei contratti, ed è possibile inviare i documenti via internet (anche semplici file PDF, universalmente riconosciuti su tutti i dispositivi) abilitando la possibilità di ottenere la firma anche da remoto.

Usare la firma elettronica per un’azienda equivale a sgrossare grossa parte del lavoro necessario per le attività amministrative, ad esempio con fatturazioni, preventivi, contratti commerciali, ma anche attività di contabilità, attività legali e legate alle risorse umane. Passare al digitale consente di ridurre considerevolmente il tempo speso da parte di ciascun dipendente con le mansioni che abbiamo appena elencato, il tutto abilitando la possibilità di convertire l’intero ufficio a una modalità di lavoro paperless. Un ufficio privo di carta è possibile attraverso software, file, archiviazione su server e scambi elettronici, e la firma elettronica è l’ultimo tassello necessario per completare il piano di dematerializzazione, aumentando contestualmente la produttività.

Una volta preparata la richiesta di firma, l’azienda può tracciare lo stato di avanzamento delle richieste, per poi catalogarle archiviandole tutte digitalmente. Dal punto di vista del cliente la firma elettronica rappresenta un metodo comodo per concretizzare il contratto, senza dover stampare il documento, firmarlo, e infine scansionarlo per inviarlo all’azienda. Si evitano, insomma, passaggi fondamentalmente inutili che potenzialmente prolungano la durata delle operazioni soprattutto quando sono richieste più firme.

L’offerta di Yousign per la firma elettronica

Yousign è un’azienda fondata nel 2013 con sede in Francia, formata da circa 100 persone. Si occupa di fornire soluzioni per aziende e organizzazioni di vario tipo, fra cui banche, assicurazioni, realtà del mercato immobiliario, del mondo delle assunzioni, della formazione, dell’industria sanitaria e del settore pubblico. La tecnologia dell’azienda funziona su ogni tipo di dispositivo, fornendo una firma elettronica conforme alle norme eIDAS che dispone anche di un dossier di prova digitale con marca temporale. Tutti i dati sono gestiti dai server del provider (situati in Unione Europea) e sono disponibili solo al cliente, attraverso un account che gode di protezione crittografica via TLS.

Yousign offre anche un servizio di document management tramite API, che si integra con i software gestionali del cliente in modo semplice e intuitivo.

Il software di firma elettronica di Yousign è compatibile con qualsiasi file salvato nei formati più diffusi (PDF, Word, Google Docs, ma anche Excel), ed è già stato scelto da più di 7000 imprese che hanno deciso di digitalizzare i processi di firma. Caratteristica peculiare della proposta di Yousign è la possibilità di provare la tecnologia entro un periodo gratuito di 14 giorni. Chi volesse conoscere ulteriori informazioni può farlo sul sito ufficiale Yousign.

Fonte: http://feeds.hwupgrade.it/